V Inštitutu Olos si prizadevamo, da se pri nas počutite varni, pri čemer stremimo k najvišji stopnji varstva vaših osebnih podatkov. Zavedamo se svoje odgovornosti v zvezi z ravnanjem z vašimi osebnimi podatki in vse osebne podatke obdelujemo v skladu z vsakokrat veljavnim Zakonom o varstvu osebnih podatkov, Zakonom o elektronskih komunikacijah in s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR).
Namen Politike varovanja osebnih podatkov (Politika) je, da vas seznanimo, za katere namene pridobimo vaše osebne podatke, kakšna bo njihova uporaba, kakšne so vaše pravice v zvezi s podatki, ki jih hranimo o vas, in kako jih uveljavljati.
1. Upravljavec osebnih podatkov in kontaktni podatki
Ta politika velja za obdelavo (uporabo) katerihkoli osebnih podatkov, ki jih izvaja Inštitut Olos (upravljavec) ali ki se izvaja v imenu upravljavca.
Podatki o upravljavcu:
Inštitut Olos
Podturn pri Dolenjskih Toplicah 17
8350 Dolenjske Toplice
Matična številka: 6357598000
E-naslov: info@olosinstitute.si
2. Katere osebne podatke obdelujemo
- Osnovni kontaktni podatki (ime, priimek, spol – zaradi nazivljanja, telefonska številka, naslov, e-naslov);
- Podatki o uporabi naših spletnih strani (kliki na povezave, porabljen čas) in podatki glede odziva na naša e-poštna sporočila (sledimo le anonimiziranemu kumulativnemu odstotku odprtih sporočil in klikov na povezave);
- Podatki, ki jih potrebujemo za izpolnitev pogodbe in izvedbo storitve (predmet storitve, cena, način plačila, datum plačila, podatki o reklamacijah, podatki o izdanem računu ipd.).
3. Nameni obdelave osebnih podatkov
Vsi osebni podatki, ki nam jih posredujete, bomo obravnavali zaupno in jih uporabili zgolj v namene, za katere ste jih posredovali. Vaše osebne podatke lahko uporabljamo za enega ali več navedenih namenov:
- komuniciranje z vami glede zagotavljanja naših storitev ter odgovarjanja na vaša povpraševanja;
- sklenitev pogodbe in izpolnitev obveznosti, ki izhajajo iz sklenjene pogodbe;
- tržno komuniciranje (pošiljanje e-pošte, navadne pošte in SMS sporočil);
- za uveljavljanje kakršnihkoli pravnih zahtevkov in reševanje sporov;
- za statistične analize o prodaji naših storitev in uporabi naših spletnih strani.
4. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov
Vaše osebne podatke lahko obdelujemo na naslednjih pravnih podlagah:
- kadar je to potrebno za izpolnitev naših zakonskih obveznosti (npr. izdaja računov za opravljeno storitev);
- kadar je obdelava vaših osebnih podatkov potrebna za sklenitev in izpolnitev pogodbe, ki ste jo sklenili z nami ali ker ste od nas želeli ponudbo;
- kadar ste za obdelavo svojih osebnih podatkov podali privolitev za obdelavo za posamezen namen obdelave, pri čemer imate vedno pravico, da dano privolitev prekličete (npr. za prilagojeno obveščanje o naši ponudbi);
- kadar imamo za obdelavo vaših osebnih podatkov zakonit interes.
5. Obdobje hrambe podatkov
Osnovne osebne podatke hranimo več čas, dokler ste naročniki na naše novice oz. nam niste dali zahteve za izbris podatkov.
Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi vaše privolitve, hranimo trajno oz. do preklica te privolitve z vaše strani.
Podatke o izdanih računih hranimo 10 let od izdaje.
Podatke, ki si potrebni za sklenitev in izpolnitev pogodbe med vami in nami, hranimo še 5 let od izpolnitve pogodbe (dobave blaga).
Po poteku roka hrambe osebne podatke učinkovito izbrišemo ali anonimiziramo, kar pomeni, da jih obdelamo na tak način, da jih nikakor ni več mogoče povezati z vami oziroma ji pripisati vam.
6. Prostovoljnost posredovanja podatkov in posledice neposredovanja
Posredovanje osebnih podatkov je prostovoljno. Osebnih podatkov nam niste dolžni posredovati, vendar pa v primeru, da jih ne posredujete, ne more prejeti določenih storitev oziroma z nami skleniti pogodbe. Kateri podatki so taki, da njihovo neposredovanje povzroči navedene posledice, bomo navedli vsakič, ko bomo od vas pridobivali osebne podatke.
7. Pogodbeni obdelovalci podatkov
Vaših osebnih podatkov ne posredujemo in ne omogočamo seznanitve z njimi tretjim osebam (izven Inštituta Olos) razen tistim, ki imajo z nami sklenjeno pisno pogodbo, na podlagi katere izvajajo določena opravila v zvezi z obdelavo podatkov in so dolžni spoštovati zakonodajo glede obdelave in varstva osebnih podatkov (t.i. pogodbeni obdelovalci).
V okviru zakonskih pristojnosti je mogoče vaše osebne podatke razkriti naslednjim obdelovalcem podatkov:
- ponudnikom poštnih storitev, ponudnikom odpremnih storitev, ponudnikom storitev uničenja spisov in nosilcev podatkov, ponudnikom računovodskih storitev;
- ponudnikom storitev informacijske tehnologije v okviru servisiranja in vzdrževanja programske opreme;
- ponudnikom storitev marketinga in pošiljanja e-poštnih sporočil;
- administratorju in skrbniku spletne strani.
Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru naših navodil in osebnih podatkov ne smejo obdelovati za lastne namene. Zavezani so, skupaj s svojimi zaposlenimi, k varovanju zaupnosti vaših osebnih podatkov.
Pogodbeni obdelovalci osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – to so članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein).
8. Vaše pravice
Zagotavljamo vam uresničevanje vseh pravic, ki vam pripadajo v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov.
Od nas lahko kadar koli zahtevate:
- potrditev, ali se podatki v zvezi z vami obdelujejo ali ne;
- dostop do osebnih podatkov (vpogled vanje in njihovo prepisovanje);
- informacije v zvezi z obdelavo teh podatkov, kot so informacije o namenu obdelave, vrsti osebnih podatkov, uporabnikih, ki so jim bili/jim bodo razkriti osebni podatki, predvidenem obdobju hrambe podatkov, obstoju morebitnega avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ter o obstoju morebitnega iznosa podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo;
- popravek netočnih osebnih podatkov in dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov;
- eno (brezplačno) kopijo osebnih podatkov v obliki, ki jo določite sami (če je zahteva podana z elektronskim sredstvom za komunikacijo in ne zahtevate drugače, se kopija zagotovi v elektronski obliki); za dodatne kopije, ki jih zahtevate, lahko zaračunamo razumno pristojbino ob upoštevanju stroškov;
- pravico do izbrisa vseh osebnih podatkov (»pravica do pozabe«), če so izpolnjene predpostavke iz 17. člena GDPR, predvsem pa v primeru preklica privolitve;
- pravico do omejitve obdelave, če oporekate točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preverbo točnosti osebnih podatkov, je obdelava nezakonita in namesto izbrisa zahtevate omejitev uporabe podatkov upravljavec podatkov ne potrebuje več za potrebe obdelave, jih pa potrebujete vi za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov, vložite ugovor zoper obdelavo svojih podatkov na osnovi zakonitih interesov upravljavca, dokler se ne preveri zakonitost njihove obdelave;
- pravico do prenosljivosti podatkov oz. prejem podatkov v splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki ali posredovanje podatkov drugemu upravljavcu;
- pravico do preklica privolitve, kadar se osebni podatki obdelujejo na osnovi vaše privolitve, pri čemer preklic privolitve ne vpliva na zakonitost njihove obdelave, ki se je izvajala do njenega preklica;
Če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov, imate pravico, da zoper nas vložite pritožbo pri informacijskem pooblaščencu.
9. Postopek uveljavljanja pravic
Svoje zahteve, ki se tičejo uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki lahko naslovite v pisni obliki na kontakt, ki je naveden na vrhu tega dokumenta pod Upravljavec osebnih podatkov in kontaktni podatki.
Za potrebe zanesljive identifikacije v primeru uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki lahko od vas zahtevamo dodatne podatke, ukrepanje pa lahko zavrnemo le v primeru, da dokažemo, da vas ne moremo zanesljivo identificirati.
Na vašo zahtevo, s katero uveljavljate svoje pravice v zvezi z osebnimi podatki, moramo odgovoriti brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem mesecu od prejema vaše zahteve.
Na vašo pisno zahtevo, s katero uveljavljate svoje pravice v zvezi z osebnimi podatki, bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v zakonsko predpisanih rokih.
10. Uporaba “piškotkov”
Spletne strani www.olosinstitute.si za zagotavljanje boljše uporabniške izkušnje, multimedijske in interaktivne vsebine, optimizacijo prikaza prilagojenih vsebin in spremljanje statistike obiska uporabljajo “piškotke”. To so majhne datoteke, ki se ob obisku strani shranijo na vaš disk in vam lahko olajšajo nadaljnje obiske strani. Z nastavitvami v vašem brskalniku se lahko odločite ali boste “piškotke” sprejeli ali zavrnili. Če »piškotkov« ne sprejmete, nekatere spletne strani morda ne bodo prikazane pravilno ali pa vam ne bo omogočen dostop do vseh informacij ali funkcionalnosti spletnih strani.
11. Spremembe
Pridržujemo si pravico, da predmetno Politiko po potrebi občasno prilagodimo dejanskim razmeram in zakonodaji s področja varstva osebnih podatkov. Zato vas prosimo, da pred vsakim posredovanjem osebnih podatkov preverite aktualno različico, da boste seznanjeni z morebitnimi spremembami in dopolnitvami.