Ko se razveselimo posodobitve …

Ali tudi vi uporabljate Zoom za svoja spletna usposabljanja in/ali facilitiranje skupinskih procesov preko spleta?

Potem ste se verjetno, tako kot mi, razveselili posodobitve Zoom-a pred dobrim tednom :). Verzija 5.3.0  prinaša precej novih funkcionalnosti,  zame osebno pa najbolj izstopata dve:

  • možnost da v pogledu “Gallery View” vklopite možnost “Follow Host’s Video Order” in
  • možnost, da udeleženci sami izbirajo, v katero “Break Out” sobo želijo.

Zakaj ravno ti dve funkcionalnosti?

Prva je uporabna denimo pri izvedbi “virtualnega kroga”, Check-in in Check-out aktivnosti ali pa ko udeleženci postavljajo vprašanja  (običajno z “dvigom roke” – na gostiteljevem ekranu se razporedijo po zaporedju, kat so dvignili roko) .  Če imate vklopljeno možnost “Follow Host’s Video Order”  vaši udeleženci vidijo ostale udeležence v enakem zaporedju kot vi in vedo, kdo spregovori naslednji. Zmanjša se potreba po dodatni komunikaciji in prihrani čas.  Ko pa ta možnost ni vklopljena, nova posodobitev omogoča, da udeleženci sami s preprostim potegom z miško uredijo, kako želijo imeti razvrščene ostale udeležence. Tudi to je ena izmed novih funkcionalnosti v verziji 5.3.0 .

Break out sobe so bile že prej ena od velikih prednosti videokonferenčnega sistema Zoom, smo pa potrebovali precej kreativnih pristopov, kako omogočiti udeležencem prehajanje med sobami in izbiro sob. Verzija 5.3.0. omogoča, da izberemo možnost, da udeleženci sami izbirajo v katero “Break Out” sobo bodo šli, ne da bi jim zato morali podeliti pravice “co-host”.  To je predvsem uporabno pri izvedbi vseh tistih metod in aktivnosti, kjer je prehajanje med sobami oz. pri klasičnih izvedbah pogovornimi omizji, sestavni del metodologije (npr. agilne metode, svetovna kavarna, odprti prostor, proaktivna kavarna, …).  Funkcionalnost ni uporabna le zaradi prihranka časa in enostavnosti izvedbe, pač pa tudi iz stališča varnosti. Vloga “co-host” ima praktično skoraj vse pravice, ki jih ima glavni gostitelj srečanja, zato sem osebno do sedaj to možnost uporabljala le v zaključenih skupinah udeležencev, ki sem jih poznala.

Pomembna podrobnost: “Break Out” sobe lahko izbirajo in med njimi prehajajo le udeleženci, ki se povežejo preko računalnika in imajo naloženo posodobitev 5.3.0. , zato je pomembno, da jim že v vabilu napišete, da si posodobijo Zoom.

Na našem treningu eFacilitator: veščine spletne facilitacije, s katerim začnemo v torek, 6.10. bomo torej še bolj lahkotno pripravili udeležence na izvedbo obravnavanih metod.

Več o programu

Kako želite, da se vaš spletni dogodek vtisne v spomin vaših udeležencev?

Ponavadi naše udeležence povprašamo po izkušnjah, ki jih že imajo z virtualnimi srečanji in kot eGrozljivke, ki so jih doživeli na različnih spletnih dogodkih navajajo:

  • izzivi s tehnologijo na strani izvajalca in udeležencev;
  • slaba internetna povezava;
  • dolgočasno, neinteraktivno;
  • izzivi s predvajanjem videa/zvoka (ob vstopu v virtualno okolje ni delovala slika ali zvok);
  • ultra dolgočasen izvajalec;
  • povezava ne deluje;
  • predolg dogodek;
  • nejasna navodila;
  • udeleženci so samo prijavljeni, niso pa fizično prisotni pri računalniku;
  • neuspešno preklapljanje med različnimi orodji;

Nekateri so celo doživeli vdor nepovabljenih gostov v Zoom srečanje.

Spletne dogodke, ki so se udeležencem vtisnili v spomin kot izjemna izkušnja, pa odlikujejo večinoma naslednji ključni dejavniki uspeha:

  • vsi udeleženci so vključeni, imajo možnost spregovoriti, se počutijo videne/slišane;
  • dobro vzdušje;
  • varno in sodelovalno okolje, ki smo ga ustvarili skupaj;
  • dobro pripravljen host (gostitelj);
  • gostitelj dobro pripravi udeležence na aktivnosti in da dobra navodila;
  • možnost sodelovanja v manjših skupinicah;
  • uporabljena zanimiva sodelovalna orodja;
  • zanimive aktivnosti med odmori;
  • možnost mreženja;
  • tehnike in igre, ki jih uporabljamo v živo, prilagojene za spletno izvedbo;
  • ledolomilci;
  • ravno prav facilitacije;

Ustvarjanje izjemne učne izkušnje se začne že pri načrtovanju spletnega dogodka, ki je za spletne izvedbe še toliko bolj pomembno, kot za izvedbe v fizičnem prostoru.  Predvsem pa načrtujte tudi, kako boste izvedli on-boarding udeležencev v tehnologijo in način dela, ki ga običajno niso vajeni.  Ustvarjanje varnega prostora za udeležence se začne že veliko prej kot dogodek. V komunikaciji pred dogodkom je pomembno, da spoznate udeležence in njihove predhodne izkušnje, jim že v korespondenci pred dogodkom izrazite dobrodošlico in date natančna navodila, kako se pridružijo dogodku, kako bo potekalo sodelovanje na spletnem dogodku in kaj potrebujejo, da se lahko v polnosti vključijo. Če načrtujete facilitiran proces pa je potrebno pretehtati med drugim tudi, kaj je cilj sodelovalnega procesa, kaj želimo “požeti” kot rezultat skupinskega procesa,… da lahko načrtujemo ustrezno metodo in ustrezno digitalno orodje, ki nas najbolj učinkovito podpre in je hkrati dovolj enostavno za naše udeležence.

V našem programu eFacilitator: veščine spletne facilitacije se med drugim ukvarjamo tudi z vsem navedenim in vas pripravimo na to, da ste kot izvajalec suvereni in načrtujete virtualni dogodek, ki bo za udeležence izjemna sodelovalna izkušnja :).

Več o programu

Iščete bližnjice ali hitre in učinkovite rešitve?

Ali tudi vi takrat, ko potrebujete kakšno tehnično rešitev v aplikacijah, ki jih uporabljate, vprašanje pošljete v  širni splet? Zakaj bi izgubljali čas in energijo, če je kdo že našel rešitev.

Tako kot v življenju, tako tudi v aplikacijah, večino stvari lahko naredimo na različne načine. Ker v letošnjem letu veliko časa preživim v videokonferenčnem sistemu Zoom, sem se vprašala, ali ga uporabljam dovolj učinkovito. Ali obstajajo kakšne bolj učinkovite rešitve? Vprašanje o tem, kako biti učinkovit v Zoom-u sem vtipkala v brskalnik in širni splet mi je poserviral nešteto rešitev, prvih nekaj zadetkov pa se je nanašalo na to, kar že 100 % uporabljam (nastavitve, kako sklicati, host, co-host, …).  Pri približno desetem zadetku pa v članku vidim, da govorijo o bližnjicah. Torej zadevi, ki jih tudi sama uporabljam v večini namiznih aplikacij, le da ima Zoom svoja zaporedja tipk.  Ne bodi lena vtipkam v iskalnik, da iščem bližnjice v Zoom-u? Že prvi zadetek in tudi vsi naslednji na prvi strani so prikazovali točno to, kar sem iskala.  V tem digitalnem svetu je najbolj učinkovito, če uporabiš besedo bližnjica. Zakaj se nisem tega spomnila takoj? In seveda so prišla na površje prepričanja povezana z besedo bližnjica v vsakdanjem življenju, vrednote, … Če ta zapis bere nekdo, ki je informatik, se bo verjetno prekrižal ali pa prijel za glavo.  Nauk zgodbe pa je, da že preprosta beseda, kot je bližnjica, v življenjih vsakega od nas nosi svojo prtljago in prispeva k temu, kakšne barve, oblike, dioptrije, prepustnosti svetlobe, … so očala, ki jih nosimo, ko gledamo v širni svet.  S tem se coachi, trenerji, facilitatorji srečujemo vsak dan. Pri iskanju tehničnih rešitev, si je pa treba nadeti očala s filtrom “univerzalni računalniški jezik” :), pa bomo hitrejši in učinkovitejši :).

Z vami delim nekaj bližnjic oz. kombinacij tipk, ki vam pomagajo, da določno funkcijo vklopite/izklopite hitro, brez miške in iskanja, kje natančno na ekranu se nahaja ikonica, ki jo iščete.

Bližnjice v Zoom-u

Zgornje bližnjice so uporabne tako za gostitelja, kot udeležence. Seveda jih je še veliko več, pa tudi prilagodite si jih lahko v nastavitvah pod “Keyboard shortcuts”. Tam boste našli seznam vseh bližnjic za operacijski sistem, ki ga uporabljate. Posamezno bližnjico pa lahko spremenite/prilagodite.

Za gostitelja so med srečanjem uporabne predvsem (v oklepaju so bližnjice za iOS):

  • Utišaj vse razen gostitelja: Alt-M ( Command-Ctrl-M) – predvsem uporabno na dogodkih z veliko udeleženci, ko ima več udeležencev prižgane mikrofone in slišimo zvoke iz ozadja. Pazite, ker s tem utišate tudi svoje so-gostitelje, če jih imate.
  •  Odpri, zapri okno za deljenje ekran : Alt-S (Command-Ctrl-S)
  •  Začasno ustavi deljenje ekrana in ponovno deli: Alt-T (Command-Shift-T)

Ko enkrat obvladamo tehniko, se lahko v polnosti posvetimo udeležencem in z znanjem in veščinami, ki jih sicer uporabljamo v živo, kreativno najdemo načine, kako izvesti tudi virtualno. Lahko to naredite sami, ali pa se nam pridružite na katerem od naših treningov, kjer vas opremimo z metodami, tehnikami, spoznavanjem sodelovalnih orodij in predvsem izkušenj, kaj se je nam obneslo in kaj malo manj. Tako je pot učenja za vas krajša in bolj plodna, obogatena z izkušnjami soudeležencev in obeh trenerk. S 6.10.2020 odpira vrata nova skupina programa eFacilitator, veščine spletne facilitacije. Pridružite se nam, veseli vas bomo :).

Več o programu

Kakšno limonado želite?

Kaj naredimo, ko nam življenje ponudi limone?  Se kisamo in zmrdujemo ob njih, čakamo, da bo na pladnju prišlo do nas kaj drugega ali poiščemo, za kaj jih lahko najbolj koristno uporabimo? Lahko si denimo naredimo slastno limonado in si jo privoščimo z užitkom ter iščemo nove in nove recepture za prijetno osvežitev.  Hit letošnjega poletja so nekakšni zmrznjeni sadni »ražnjiči«, ki limonado hkrati hladijo in jo obogatijo z novimi okusi.

Če si metaforično predstavljamo, da so spremenjene razmere življenja in dela (virus, omejitev zbiranja, »varnostna razdalja«, obvezne maske v zaprtih prostorih …) limone, smo izobraževalci, facilitatorji, coachi, vodje timov,…  pred izzivom, kako iz teh limon pripraviti slastno, zdravo, osvežujočo,… limonado.  Odgovori se ne nahajajo v tarnanju, kaj vse se ne da, pač pa v iskanju rešitev z odgovori na spodnja in podobna vprašanja:

  • Kako na virtualni srečanjih, delavnicah, sestankih ustvariti varen in sodelovalen prostor?
  • Kako ustvarjati in ohranjati stik in povezanost z udeleženci in med njimi?
  • Kako zagotavljati interaktivnost in optimalno vključiti vse sodelujoče?
  • Kako virtualno učno/sodelovalno izkušnjo čim bolj približati izkušnji srečanja v živo?
  • Kako »požeti« rezultate skupinskega dela?
  • Katere digitalne sodelovalne platforme nas lahko podprejo? Katere so prednosti in omejitve posameznih platform?
  • Kaj je za udeležence dovolj enostavno in obvladljivo?
  • Kateri je najustreznejši konferenčni sistem za naše potrebe in potrebe naših udeležencev?
  • ….

Vprašanj je neskončno in odgovorov tudi 😊.  Na trgu se pojavljajo nova in nova orodja. Spremembe in razvoj na tem področju pa gre hitreje kot kdaj koli prej in ni smiselno naštevati orodja, pač pa rezultat, ki ga želimo doseči.

Kot udeleženec virtualnega srečanja si želim:

  • varno in sodelovalno vzdušje med udeleženci (skupaj se dogovorimo, kako bomo sodelovali, da se bomo vsi počutili varno in bomo odprto prispevali zamisli, ideje, izzive, bolečine, radosti,…),
  • jasna in konsistentna slika/video,
  • vsi udeleženci na enem ekranu in večino časa z »očesnim« stikom, možnostjo spremljanja drug drugega,
  • čim manj pasivnega sedenja in poslušanja in čim več konkretnega dela na primerih, ki so relevantni zame in soudeležence,
  • učimo se od trenerja, drug drugega in vsakodnevnih situacij, s katerimi se srečujemo,
  • prepoznamo talente vsakega posameznika in si vloge v vajah porazdelimo tako, da vsak prispeva, kar obvlada najbolje,
  • rezultate skupinskega dela »požanjemo« in so mi na voljo tudi po treningu,
  • teorijo spoznavam s pomočjo različnih (e)gradiv,
  • vsebina je dobro vizualno podprta,
  • imam možnost vprašati trenerja in soudeležence, če se mi kje zatakne (naslednje srečanje, forum),
  • trener mi je v oporo pri prenosu v prakso,

Tako je »v mojih čevljih« in takšne so moja pričakovanja v povezavi z »limonado« virtualnih dogodkov. Ni dovolj, da gremo on-line in se zadovoljimo z osnovo limonado brez dodatkov, prava izkušnja se zgodi s tem, kar še dodamo v »zamrznjenih sadnih ražnjičih«.  Nekateri udeleženci imajo podoben okus in pričakovanja, drugi drugačen, zato je pomembno, kako na začetku srečanja ustvarimo dogovor o sodelovanju in da limonado z razpoložljivimi sestavinami pripravimo skupaj 😊.

Če bi radi spoznali več o tem, kako facilitirati (moderirati) virtualne procese, se nam pridružite na spletnem treningu v živo eFacilitator: veščine spletne facilitacije, ki bo potekal od 25. avgusta do 10. septembra 2020.

Več o treningu s klikom na spodnji gumb:

eFacilitator